Uma das principais dificuldades atualmente é o tempo. Ou melhor, a sua gestão. Quantas vezes (e vezes) não damos por nós sem ter tempo de fazer isto ou aquilo? De ir ao ginásio, de ligar a um amigo, de ler um livro, de tirar tempo para nós mesmos. Certamente, muito mais frequentemente do que desejável.
Urge então saber como podemos ser mais eficientes na gestão do nosso tempo. Existem diversas estratégias, mas a que apresento hoje é simples e eficaz.
A Matriz de Eisenhower, assim nomeada em honra do 34º Presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, consiste num retângulo dividido em 4 quadrantes. Os critérios são urgência e importância. Importa, assim, fazer uma breve distinção entre estes conceitos:
- Urgência: tarefas que requerem atenção imediata. Consegues claramente ver as consequências de não as realizares.
- Importância: tarefas que contribuem para os teus objetivos a longo-prazo e, por conseguinte, requerem ações planeadas.
Cada quadrante representa uma tarefa de importância e prioridade diferentes, de acordo com a seguinte imagem:
Assim, cada quadrante representa um conjunto diferente de atividades e tarefas com que nos cruzamos no dia a dia.
- Quadrante 1, Importante e Urgente: tarefas imediatas que devem ser feitas já e que são importantes para a tua vida e a tua carreira. Neste quadrante focas-te sobretudo nos problemas. Por isso, raramente deves ter tarefas neste quadrante – se tens é porque algo deveria ter sido feito antes e não foi. Uma expressão que resume este tipo de tarefas é o chamado “apagar fogos”.
Exemplos: deadline de projetos, fogo na cozinha, avaria do carro, problemas urgentes de clientes, publicar o episódio de um podcast.
- Quadrante 2, Importante e Não Urgente: tarefas importantes, mas não prioritárias, ou seja, não existe penalização em fazermos daqui a 3 dias em vez de fazer hoje. São tarefas que te ajudam a atingir os objetivos de longo-prazo; devem constar no teu calendário para te organizares melhor. Pessoas com gestão eficiente de tempo deixam poucas coisas por planear e, por isso, tentam gerir a maior parte do seu tempo neste quadrante, reduzindo o stress derivado pela urgência ao acabar as tarefas importantes atempadamente. Executa mais tarefas neste quadrante e terás menos no primeiro. É o quadrante do “deep work”, pois estás liberto da pressão do tempo.
Exemplos: planeamento estratégico, relações, inscrever-se num curso de desenvolvimento profissional, fazer exercício físico, ir a um evento de networking.
- Quadrante 3, Não Importante e Urgente: a palavra-chave sobre as tarefas deste quadrante é “delegar”. Se não é importante e não permite melhorar a tua vida e carreira, não dediques o teu tempo (se possível, claro). Delega e acompanha o estado destas atividades. São aquelas tarefas baseadas nas expectativas dos outros e que não te aproximam de onde verdadeiramente queres chegar, fazendo-te sentir que fazes o que deves fazer em vez do que queres fazer. São as prioridades de outrem, não as tuas.
Exemplos: interrupções desnecessárias de colegas de trabalho, ver notificações no telemóvel, responder a mensagens nas redes sociais, reuniões (não relevantes).
- Quadrante 4, Não Importante e Não Urgente: aqui as palavras de ordem são “não fazer”. É para isto mesmo que este quadrante serve: ajudar-te a identificar aquelas tarefas que não contribuem em absolutamente nada para cresceres e não são prioritárias para que as possas eliminar (ou ignorar). Pode parecer que não, mas são sobretudo estas atividades que te impedem de realizar as do quadrante 2, motivo pelo qual acabas por ter tarefas no 1º. É o quadrante da gratificação imediata, mas que no final das contas acaba por deixar um vazio.
Exemplos: ver TV por horas a fio, consumir redes sociais irracionalmente, work about work, relatórios insignificantes que ninguém lê.
Espero que através desta matriz sejas capaz de otimizar o teu tempo para que possas fazer (e ser!) o que realmente queres. Acredita, este método irá transformar a forma como geres o teu tempo.